Як розкласти фінанси по поличках, уникнути хаосу та швидко порахувати реальний профіт. Про реальний арбітраж, як заробляти і не злитись при невдачах. Чому чіткий та прозорий контроль над кешфлоу сьогодні є вагомою конкурентною перевагою і як його досягти. Про це і не тільки редакція TrafficUltras розпитала у двох команд, які об’єднались і вийшли на новий рівень завдяки прогресивному підходу. Презентуємо кейс медіабаїнгової команди 100FTD та фінансової системи для affiliate маркетингу CostView. 

• Вітаємо! Розкажіть про себе, що сьогодні являє собою команда 100FTD?

Привіт! Мене звати Ярослав, працюю на посаді COO в 100FTD. В affiliate маркетингу ми понад вісім років і спеціалізуємося на системній роботі з трафіком для онлайн-продуктів в сфері iGaming. Сьогодні 100FTD – це команда першокласних фахівців, маніяків своєї справи (сміється – ред.), яка працює з різними джерелами трафіку, ГЕО та рекламними моделями. Ми виходимо за межі стандартної роботи, досконало вивчаючи продукт, платформу та особливості партнера.

• Як виник CostView? Яка головна ідея цього продукту? 

Всім привіт, мене звати Дмитро, я фаундер CostView. Я почав кар’єру в арбітражі трафіку з технічної позиції і поступово доріс до CTO великого холдингу affiliate-команд.

Паралельно я працював з різними командами — від невеликих арбітражних юнітів до великих холдингів. І всюди бачив одну й ту саму проблему: весь фінансовий облік жив у десятках Google- та Excel-таблиць. Це створювало хаос і робило майже неможливим швидко порахувати реальний профіт, PnL та кешфлоу команди. Відповідно, в арбітражі заробіток ставав непрогнозованим.

Цей постійний біль з обліком і став тригером для створення CostView. Хотілося зробити сервіс, де все рахується автоматично, фінанси розкладені «по поличках», а фаундери, тімліди й фінансисти нарешті бачать реальну картину по прибутку, витратах і кешфлоу в одному місці.

Саме це відрізняє CostView від Google Sheets, Excel чи узагальнених бухгалтерських сервісів: продукт народжений з практики баїнгу, а не адаптований зовнішньою IT-компанією, яка не розуміє специфіки зв’язок.

• Чому треба мати окрему систему для обліку фінансів, невже не вистачить Excel? 

Ярослав, 100 фтд: Поки команда невелика, багато процесів можна контролювати вручну. Умовно, один «восьминіг Семен», назвемо його так, сидить одразу на трьох стільцях і ще з усім справляється та жонглює. Але коли зростають команда, кількість проєктів і бюджети, закипає у всіх, хто працює з даними, і «восьминоги» вже не встигають. Тоді постає вибір: наймати армію вже готових фахівців з ніші — це дорого; наймати не з ніші і навчати під себе — дешевше, але займає більше часу; чи оптимізувати процеси за допомогою цифрових рішень і, умовно, однієї людини. 

У нас витрати були в одних таблицях, результати в інших, виплати та додаткові витрати окремо. Усе це потрібно було вручну зводити в одну master-таблицю, щоб побачити повну картину.

Згодом Excel перетворився на суцільну плутанину: формули злітали, дані не збігалися, а на підготовку звітів ішло дедалі більше часу. Найголовніше, ми не мали швидкої та зрозумілої картини того, як насправді йдуть справи.

• Як це вплинуло на роботу 100FTD, адже у вас велика команда?

У нас велика кількість паралельних процесів: різні проєкти, команди, джерела трафіку, бюджети та моделі. За таких умов навіть незначна неточність може вплинути на підсумковий результат. Найбільше часу займало зведення інформації з різних джерел і перевірка розбіжностей. Ми могли бачити показники окремої кампанії, але для управлінського рішення важливо розуміти систему в цілому: фактичні витрати, додаткові операційні, рух коштів, результат конкретного напряму та його вплив на загальний p&l арбітражу.

• Як ви зрозуміли, що потрібен більш професійний підхід до фінансового контролю? 

Ми зрозуміли це в момент, коли ROI у нашій ніші почав падати, а конкуренція — зростати. Підходу «гроші є, хлопці, погнали лити» вже недостатньо. Сьогодні ROI складається не лише з результатів кампаній, а й із десятків дрібниць в управлінні та фінансах, на які раніше можна було не звертати уваги.

Коли в тебе багато команд, проєктів, відповідальних людей і різних типів витрат, кожна зайва підписка, неефективний процес, помилка в розрахунках чи неправильно розподілений бюджет починає впливати на загальний результат. Щоб збільшувати ROI команди, доводиться постійно аналізувати витрати, прибирати зайве, оптимізувати процеси та буквально рахувати кожен цент.

Другий фактор – класичне масштабування. Якщо для відповіді на просте управлінське питання потрібно відкрити кілька таблиць, звірити різні періоди та залучити кількох людей – це вже не контрольована система.

Тому ми поставили собі чітке завдання: покінчити з хаосом і побудувати зрозумілу систему, яка справді працює та дозволяє тримати всі фінансові процеси під контролем.

• З появою штучного інтелекту хіба потрібні додаткові системи? Можна просто готові таблиці закинути в той же Claude і він швидко дасть відповідь…

ШІ значно прискорює аналітичну роботу: аналізує дані з таблиць і допомагає їх будувати та покращувати, формувати звіти та швидше бачити закономірності. Але разом із цим постає питання про безпеку даних. 

Проблема не в самому ШІ, а в тому, як саме його використовують. Не можна безконтрольно завантажувати в сторонні сервіси фінансові звіти, дані партнерів, реквізити, інформацію про бюджети або внутрішню економіку команди. Потрібно розуміти, де зберігаються ці дані, хто може отримати до них доступ та як їх можуть використати. Тому ШІ може бути сильним аналітичним помічником, але не джерелом стовідсоткової правди та не тим товаришем якому можна довірити чутливі дані.

• Фінансові дані ĸоманди — це доволі деліĸатна інформація. Насĸільĸи це взагалі хвилює баїнг?

Скажу відразу: жодна баїнгова команда не хоче, щоб хтось сторонній бачив її цифри — як, власне, і будь-який інший бізнес. Фінансові дані тримають за сімома замками. Це своєрідний святий Грааль: ніхто його не бачив, але всім дуже цікаво, що ж там усередині.

А якщо відкинути жарти, це справді надзвичайно чутлива інформація, яка розкриває внутрішню економіку та реальний стан команди. Тому, якщо відповідати одним словом, чи хвилює нас її безпека, — дуже.

• Чи стикалися ви з витоком інформації і як це вплинуло на команду?

Я скажу так, будь-якого роду інформація є різного ступеня чутливості. Дуже багато вирішує, в яких руках та яка саме інфа може вплинути на комануду. Злиті фіндані – одне. злиті зв'язки, умови партнерів, вихід працівників чи якісь командні чвари – інше. Все, як то кажуть, коштує різних грошей.

• Як ви прийшли до співпраці з CostView?

Це цікава історія, наш СЕО передав мені контакт, сказав, що є такі рєбята. Я написав, ми домовилися про зустріч і демо. Відверто кажучи, зазвичай із таких мітів мені хочеться втекти вже на другій хвилині, але цього разу хлопцям вдалося мене реально зацікавити. Мені особливо імпонують їхня завзятість, унікальність продукту та бажання створити щось справді круте й корисне для нашої ніші.

Ми обговорили проблеми, з якими стикаються наші команди, обмінялися досвідом і знайшли багато спільних точок. Ця розмова наштовхнула нас на кілька сильних ідей, які вже є у планах. Поки не розкриватимемо всіх деталей, але про наші спільні апдейти ринок точно ще почує.

• З яким запитом прийшла до вас команда 100FTD? Як почалася співпраця? 

Дмитро, CostView: Команда 100FTD прийшла з дуже конкретним запитом — подивитись, як сервіс працює в реальній роботі, щоб адаптувати під свої процеси. Їх турбувало три речі: розбіжності в цифрах між звітами, втрата часу на ручну звітність і неможливість швидко порахувати прибуток по кожному оферу та байєру. Саме під ці болі ми допилювали перші модулі на онбордингу.

• Якщо говорити про ринок в цілому, з якими проблемами стикаються арбітраж інтернет трафіку при управлінні фінансами?

Найбільше болить те, що якраз найкраще піддається автоматизації фінансового обліку: виплати байєрам за різними моделями мотивації, інтеграції з трекерами та платіжками, консолідація цифр по оферах і ГЕО в одному місці. У кожного байєра — свої умови, у кожної мережі — свої звіти, у кожного джерела — свої цифри.

• Як продукт допомагає автоматизувати ці процеси?

CostView автоматизує виплати, підʼєднує трекери й платіжні системи, і збирає весь фінансовий облік в одному інтерфейсі — так, щоб фаундер, тімлід і фінансист бачили актуальний PnL, кешфлоу, прибуток по оферах і динаміку заробітку кожного байєра в конкретний момент часу.

• Виглядає, що ваш продукт – це готове рішення для команд, які хочуть спокійно спати, не турбуючись про свої фінанси. Як з'явилася така ідея?

Так, саме так і є, цього ми і прагнули добитися. Ідея народилась не з «давайте зробимо ще один фінансовий софт», а з власного щоденного болю на позиції CTO холдингу. Я сам роками бачив, як медіабаїнг губить час і гроші через хаос у таблицях. Унікальність — саме в цьому: продукт зроблений людиною, яка розуміє специфіку зв'язок зсередини, а не збоку.

• Говорячи про специфіку ринку, які проблеми в фінансовому обліку є точковими, а які системними? 

Системна проблема — коли облік у таблицях, а масштаб команди (люди, проєкти, суми) росте швидше, ніж встигає рости дисципліна обліку. Це універсально для команд, що масштабуються. Одиничні випадки — конкретні інциденти: помилка в таблиці, забута витрата — це вже наслідок системної проблеми, а не окрема історія.

• Як продукт допомагає уникнути неприємних ситуацій?

Єдина система знижує людський фактор — менше ручного перенесення даних, менше місць, де можна помилитись чи щось забути внести. Розбіжності видно одразу, а не в кінці місяця, коли їх вже важко відновити.

• Що автоматизувати найважче?

Виплати байєрам арбітражу за різними моделями мотивації та інтеграції з трекерами й платіжками — бо у кожного байєра свої умови, у кожної мережі свої звіти, і звести це в єдину логіку якраз найскладніше.

• Чому важливо тримати фінанси в єдиній системі, а не в наборі таблиць?

Бо таблиці не масштабуються разом з командою. Поки команда маленька — Excel норм. Коли з'являється 5-10-20 людей, кілька проєктів, різні джерела витрат — таблиці стають джерелом помилок і втраченого часу, а не інструментом контролю.

• Якщо говорити про арбітраж трафіку, доходи і витрати, які метрики важливо відслідковувати?

Їх є декілька, але важливо дивитись на фінансову ситуацію в цілому.

• 
  
  • 
    
    • ROI по оферах і по кожній зв'язці
    • Витрати та доходи по кожному байєру
    • Фактичний cost і фактичний кешфлоу команди
    • Статус і рух «розхідників» (акаунти, карти, фанпейджі) — кому виданий, де зараз, забанений чи ні
    • Інші фінансові події: виплати, депозити, витрати на конференції, софт, сервіси, трафік

Сервіс кастомізується під процеси конкретної команди, щоб облік вкладався у реальну операційку, а не навпаки.

• Розкажіть про реальний кейс, коли облік допоміг уникнути збитків

Була команда, яка вела фінанси в Google- та Excel-таблицях і постійно не могла зрозуміти, скільки реально заробляє, як перформить кожен байєр, де команда недоотримує профіт, а де вже йде в мінус. Після онбордингу в CostView вони отримали чітке розуміння PnL, кешфлоу, прибутку по оферах і витрат по розхідниках. Це дозволило вчасно зупиняти мінусові зв'язки і уникнути подальших збитків.

• Що змінилося в роботі комакнди 100FTD після співпраці з CostView?

Ярослав, 100FTD: Ми почали збирати фінанси в єдиній системі. Тепер швидше бачимо витрати, прибуток і кешфлоу та можемо приймати рішення на основі актуальних даних та повної картини.

• Чи змінилась фінансова дисципліна команди за останній час?

Насправді змінилося багато. Ми зробили підхід до фінансового управління значно системнішим, посилили дисципліну та почали глибше контролювати процеси. Окремо дякуємо команді CostView за досвід, глибоке розуміння фінансів і обліку, а також допомогу в систематизації наших процесів. Завдяки спільній роботі нам вдалося швидше знайти рішення, які справді підходять нашій команді.

Ми ще не повністю відмовилися від таблиць, але вже закрили значну частину ручної роботи та оптимізували ключові процеси. Стало набагато спокійніше: цифри зрозуміліші, контроль став сильнішим, а на звітність витрачається менше часу. Продовжуємо рухатися далі й поступово доводити систему до ідеалу. 

• Дмитро, ви маєте великий досвід в ніші. Як ви вважаєте, у теперішніх умовах чи є фінансовий контроль конкурентною перевагою?

Дмитро, CostView: Так. У ринку, де маржа часто вирішується на рівні кількох відсотків, команда, яка бачить реальну прибутковість у реальному часі, приймає рішення швидше і точніше за тих, хто рахує постфактум.

• Які звички випрацьовуються у командах після впровадження єдиної системи?

Команди суттєво менше часу витрачають на фінзвіт. Замість десятків таблиць все в одному місці. Звітність стає «по кнопці», байєри бачать, скільки реально заробляють, а зарплата рахується автоматично з урахуванням їхніх умов і результатів. Команда починає мислити категоріями PnL, кешфлоу і ROI по зв'язках, а не «відчуттями» — зникає хаос з розхідниками, зростає дисципліна й швидкість рішень по масштабуванню чи стопу зв'язок.

• Що порадити командам, які досі в таблицях, але їх все влаштовує?

«Все влаштовує» зазвичай означає «ще не боліло по-справжньому». Не варто чекати моменту, коли розбіжність в цифрах чи втрачений час стануть критичними — краще подивитись на облік як на інфраструктуру, яка або росте разом з командою, або стає слабким місцем.

• Як CostView підходить до питання зберігання конфіденційних даних?

Ми виходимо з того, що фінансові дані команди — це чутлива інформація, доступ до якої не можна віддавати на довіру. Тому пропонуємо два формати: Cloud, де дані зберігаються на нашій інфраструктурі під належним захистом, і Self-Hosted, де дані фізично не залишають інфраструктуру самого клієнта.

• Чому self-hosted, а не просто «обіцяємо не дивитись у ваші дані»?

Тому що обіцянка — це довіра на слово, а self-hosted — технічна гарантія: питання «чи хтось має доступ до даних» знімається архітектурно, а не на рівні політики компанії. Для команд, які працюють з чутливими фінансовими даними, це принципова різниця.

• Чи це означає, що хмарна версія (SaaS) поступово відходить на другий план?

Ні — на поточному етапі це два рівноцінні напрями. SaaS (Cloud) — для команд, яким важливий швидкий старт без своєї інфраструктури й оновлення «з коробки». Self-Host — для команд, де приватність і контроль над даними критично важливі. Ми розвиваємо обидва напрями паралельно — від швидкого SaaS-старту до максимально приватного деплойменту для великих холдингів.

• Що хочете, щоб винесла з цієї розмови команда, яка досі «живе в таблицях»?

Що фінансовий облік — це не бек-офісна рутина, а інструмент, який напряму впливає на швидкість і якість рішень медіабаїнгової компанії. Хто перестає рахувати «на коліні» раніше за конкурентів — той раніше бачить, куди масштабуватись, а куди — ні.